Как эффективно управлять корпоративной электронной почтой?

Что, если все сообщения в вашем почтовом ящике внезапно материализовались? Поместятся ли они в аккуратный почтовый ящик? Или, может быть, весь ваш стол или… офис будет завален?

Как эффективно управлять корпоративной электронной почтой?

Шаг первый: Почему мне приходит так много писем ?!

Неважно, являетесь ли вы фрилансером-одиночкой или нанимаете сотрудников. В какой-то момент на ваш почтовый ящик может приходить несколько десятков сообщений в день. Даже если вы потратите 2–3 часа на просмотр электронных писем и ответы на них, риск потеряться очень велик — вы что-то пропустите, опоздаете с чем-то и дважды сделаете что-то еще.

Поэтому первым и наиболее важным шагом к эффективному управлению почтовым ящиком является уменьшение количества входящих сообщений. Просмотрите сообщения, ожидающие в вашем почтовом ящике и спросите себя: «почему я получил это сообщение?»

Вот несколько категорий новостей, которые не обязательно читать сразу (или вообще):

1. Переписка между вашими сотрудниками и клиентами.
Вы фактический адресат сообщения или просто «копия», а так же рассылка почты? Может быть, нет необходимости, чтобы такие цепочки попадали в ваш почтовый ящик? Скажите сотрудникам, чтобы они добавляли вас в список получателей только по вашему запросу.

А если вы действительно хотите видеть переписку между подрядчиками и сотрудниками, подумайте об использовании интегрированной почты, связанной с системой CRM, в вашей компании. Вы сможете смотреть на общение только тогда, когда вам это нужно.

2. Сообщения, автоматические уведомления.
Вы их читаете? В противном случае рекомендуется установить в почте фильтр, который немедленно удалит такие сообщения.

Или вы планируете прочитать их в будущем? Вы также можете установить фильтр и отправлять уведомления в определенную папку, минуя почтовый ящик.

3. Информационные рассылки.
У каждого был случай, когда он хотел иметь доступ к некоторым материалам, и «цена» заключалась в подписке на информационную рассылку… Вы также можете автоматически перемещать такие электронные письма в соответствующую папку — если вы их действительно читаете.

4. Спам.
Спам — это все, что приходит, даже если вы этого не хотите. Полезен хороший фильтр защиты от спама и возможность удалить вашу электронную почту из баз данных (некоторые письма от спамеров включают эту опцию).

Как еще можно уменьшить количество входящей почты? Если в вашем почтовом ящике есть положение, позволяющее отправлять вам рекламный контент — смените сервер. На рынке слишком много хороших и бесплатных решений, чтобы возиться с мусором на почте.

Еще один хороший способ быстро уменьшить количество сообщений — удалить их, как только вы их прочитаете. Вы можете применить это правило к электронным письмам, которые не требуют ответа сейчас и не потребуют его в будущем (подтверждения платежей и т.д). Оставляйте только те сообщения, которые действительно имеют ценность, например, заказ подтверждение или бронирование.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Agkz.ru - блог файлообменника
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: